Seuraavat ohjeet perustuvat Hirsjärvi ym. (2000) oppaaseen ja APAn (2001) ohjeistoon.
Wordin perusmallin (normal.dot) vasen marginaali on 2,54 cm ja oikea marginaali 3,17 cm. Ylä- ja alareunat ovat 2,54 cm, mikä on ok. Hirsjärvi ym. (2000) suosittelee vasemmaksi marginaaliksi 4.5 cm ja oikeaksi marginaaliksi 2 cm. Reunukset muutetaan valikosta tiedosto > sivun asetukset > reunukset.
Kirjoituksen nimi ja pääotsikot kirjoitetaan suuraakkosin, alaotsikot pienaakkosin. Otsikot kannattaa tehdä tyyleillä, sillä tyylien avulla saa kätevästi tehtyä sisällysluettelot, otsikoiden numeroinnin ja varmistaa työn yhtenäisen ulkoasun. Tyylejä ja muotoiluja voi määritellä tehtäväruudulla, jonka saa esiin valikosta muotoile > Tyylit ja muotoilut. Valitse muokattava tyyli napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa > Muokkaa tyyliä. Painikkeen Muotoilu alta löytyy tarvittavia määrityksiä.
Hirsjärvi ym. (2000) suosittelee sivujen numeroimista nimiölehdestä alkaen: Lisää > Sivunumerot… > sijainti: yläreuna > poista valinta näytä numero 1. sivulla.
Usein opinnäytetöissä aloitetaan sivunumerointi ykkösestä juoksevana vasta johdantosivusta alkaen. Tällöin ei sivun 1 numeroa laiteta näkyviin. Tällainen numerointi on hankalaa, muttei mahdotonta toteuttaa Wordissä:
Sisällysluettelon ja johdannon väliin tehdään osanvaihto: Insert > Break > Section Brake.. Next Page > Ok.
Sen jälkeen: Insert > Page Numbers
> Top of Page > Ok.
Sen jälkeen: View > Header and
footer > poista valinta painikkeesta “Link to previous” > Close.
Sen jälkeen: Insert > Page Numbers
> Format > Start at 1 > Ok > Ok.
Sen jälkeen: Insert > Page Numbers
> Poista valinta “Show
number on first page”.
Nyt alkusivuilta on saatava sivunumerot pois: 2. napsauta sivunumeroa 1. osassa siten, että se tulee valituksi > paina ”Delete”
Hyvä nyrkkisääntö on, että tekstinkäsittelyssä välilyönneillä ei määritetä tekstin paikkaa, vaan ensisijaisesti tyyleillä ja reunojen tasauksilla.
Rivinväli opinnäytetyössä on 1,5 (APAn ohjeissa 2). Älä käytä tavutusta tai oikean reunan tasausta.
Pääluvut alkavat uudelta sivulta. Sivunvaihtoon kannattaa käyttää pakotettua sivunvaihtoa, ettei myöhempien lukujen asetteluja tarvitse joka kerta tarkistaa pienenkin aikaisempaan tekstiin tehdyn korjauksen jälkeen: Lisää > Vaihto > Sivunvaihto.
Tiivistelmäsivun saa esim. osoitteesta http://www.helsinki.fi/behav/opiskelu/lomakkeet/lomakkeet.htm . Saadakseen tiivistelmäsivun mahtumaan sivulle on usein poistettava rivinvaihtoja taulukosta.
Kappaleiden alussa voi käyttää porrasteista jaottelua tai vasensuorajärjestelmää. Porrasteisessa jaottelussa APA suosittelee tyhjäksi jätettäväksi tilaksi 1,2 cm. Tämän määrityksen voi tehdä suoraan tyyleihin: Muotoile > Tyylit ja muotoilut…> napsauta tyyliä normaali hiiren kakkospainikkeella > muokkaa > muotoilu > kappale > mukautettu 1. rivi > sisennys: 1.2 cm.
Jos suora lainaus on enemmän kuin neljä riviä, voi käyttää sisennystä, ykkösriviväliä ja pienempää kirjasinkokoa. Nämä erotetaan tyhjällä rivinvälillä.
Taulukoiden (ja kuvioiden) numerointi kannattaa myös tehdä tyyleillä, jolloin numerointi juoksee automaattisesti: Lisää > viite > otsikko > otsikko: taulukko (kuvio)
Viittaukset sivuihin (.. kuten sivulla 12 kuvataan) ja taulukoihin (..taulukko 14) kannattaa tehdä kirjanmerkkeihin tukeutumalla, jolloin ne päivittyvät automaattisesti tekstin muokkauksessa. Kirjanmerkki tehdään seuraavasti: Valitse ensin taulukon numero (mustaa), sen jälkeen: Lisää > Kirjanmerkki…> anna kirjanmerkille kuvaava nimi (ei välilyöntejä). Nyt kirjanmerkkiin voi viitata missä tahansa tekstissä: Lisää > Viite > Ristiviite… > Viittauksen tyyppi: kirjanmerkki > Lisää viittaus: Kirjanmerkki > Teksti. Koko raportin viitteet päivittyvät Muokkaa > Valitse kaikki > napsauta valittua tekstiä oikealla painikkeella > päivitä.
Jäsennysnäytöllä (näytä > jäsentely) voi työn jäsentelyä kätevästi muuttaa.
Taulukot ja kuviot voi esim. SPSS:stä kätevästi kopioida leikepöydän kautta: napsauta kuviota hiiren oikealla painikkeella > Copy > siirry wordiin > napsauta oikealla painikkeella haluamaasi kohtaa > Paste. SPSS:n taulukoita ja kuvioita voi SPSS:llä muokata kaksoisnapsauttamalla niitä ja sen jälkeen kaksoisnapsauttamalla uudestaan sitä osaa kuviosta, jota halutaan muokata. Jos (ja kun) SPSS:n taulukot ja kuviot eivät miellytä, kannattaa usein kierrättää ne Excelin kautta, jolloin niitä usein voi muokata monipuolisemmin.
Kuvioissa kannattaa yleensä aina välttää kolmiulotteisuutta. Ne aikaansaavat näyttävyyttä luettavuuden kustannuksella. Samoin kannattaa välttää varsinkin tummempia sävyjä ja taustavärejä, ne eivät toimi mustavalkoisissa raporteissa. Pylväsdiagrammi on piirakkaa selkeämpi. Histogrammi sopii jakaumien tarkasteluun, Scatter Plot sopii kahden jatkuvan muuttujan yhteyden tarkasteluun, viivadiagrammin sopivat jonakin aikana muutoksen tarkasteluun, Error Bar sopii keskiarvojen eron merkitsevyyden havainnollistamiseen, Boxplot sopii ryhmien välisten erojen vertailuun.