Sole Tm -ohjeet

• Yleistä
• Työsuunnitelmat (1600 t puitteissa)
• Täydentävän rahoituksen hankkeessa työskentelevä
• Hallinto- ja tukitoimien henkilöstö ja edellisiin kuulumattomat muut ulkopuolisen rahoituksen työntekijät
• Tehollinen työaika
• Syötettyjen tietojen muokkaaminen
• Aikataulut: työsuunnitelmien ja työaikojen vahvistaminen ja tarkastaminen
• Työaikaraportit
• Usein kysyttyä
• Yhteenveto taulukkona

Yleistä

Järjestelmässä on erilaisia käyttäjärooleja

Peruskäyttäjä: kaikki työntekijät, myös osa-aikaiset, kohdentaa ja raportoi omat työtuntinsa.

Projektisihteeri: (projektin talousasioiden hoitaja) pystyy ottamaan raportteja projektille kohdennetuista työtunneista ja liittämään henkilöitä projektiin.

Projektivastaava: projektin vastuullinen johtaja ja hänen varahenkilönsä vahvistaa projektille kohdennetut työtunnit ja voi ottaa raportteja projektille kohdennetusta työajasta.

Vastuualuevastaava: vastaa vastuualueen projektitietojen ylläpidosta, on yhteyshenkilö pääkäyttäjiin kvestuurissa ja tarkastaa, että täydentävän rahoituksen projektien työtuntien ja vastuualueprojektien vahvistamiset on tehty.

Työsuunnitelmat (1600 t puitteissa)

Kokonaistyöaikaa noudattava opettaja

Työsuunnitelmien kirjaaminen Sole Tm - järjestelmään koskee opetushenkilöstön työaikasopimuksen piirissä olevaa henkilöstöä, joiden kokonaistyöaika vuodessa on 1 600 tuntia. Jokainen sopimuksen piiriin kuuluva henkilö kirjaa työsuunnitelman järjestelmään.

Aikataulu

Jos molempien lukukausien suunnitelmat viedään samalla kertaa, tulee suunnitelmat viedä järjestelmään vuosittain viimeistään 31.8. mennessä. Lukukausittain suunnitelmia kirjattaessa viedään syyslukukausi viimeistään 31.8. mennessä ja kevätlukukausi viimeistään 12.1. mennessä.

Itse tai yhdessä virkailijan kanssa

Jokainen sopimuksen piiriin kuuluva henkilö kirjaa työsuunnitelman järjestelmään joko itse tai yhdessä virkailijan kanssa. Tarvittaessa apuna voi käyttää excel-lomaketta, jota voi muokata tarpeen mukaan.

Sole Tm:ssä työsuunnitelma kirjataan toimintovalikossa Suunnitelmat. Siinä on valmiina tehtävät, joihin tunnit viedään. Ensin valitaan suunnitelman voimassaoloaika sekä suunnitelman tila (Kesken). Kun kyseiset tiedot on valittu ja tallennettu, kirjataan tunnit ao. tehtäville.

Suunnitelman voimassaoloaika

Järjestelmä sallii ainoastaan 1 600 tunnin kirjaamisen. Suunnitelman voimassaoloajan valinta vaikuttaa siihen voidaanko tunnit kirjata sekä syys- että kevätlukukaudelle vai ainoastaan toiselle lukukaudelle. Järjestelmä ei hyväksy tunteja, jos palvelussuhteen voimassaoloaika ja tuntien kirjaus on ristiriidassa. Kun tunnit on viety lukukaudelle/lukukausille, valitaan työsuunnitelman tilaksi valmis ja tallennetaan. Valmis-tilassa olevan työsuunnitelman vahvistaa lähiesimies.

Täydentävällä rahoituksella rahoitettava toiminta Sole TM:ään

Kokonaistyöaikaa noudattavan opetushenkilöstön tarvitsee kohdentaa työaikansa ainoastaan täydentävän rahoituksen projekteille. Kun suunnitelma vahvistetaan ja tallennetaan, suunnitelman tiedot siirtyvät työajan kohdentamisen perustiedoiksi. Tunnit siirtyvät vastaaville tehtäville siten, että kokonaistuntimäärä jaetaan tasan niille kuukausille, joille suunnitelma kohdistuu. Tehtävälle 99, Täydentävän rahoituksen toiminnalle kirjattuja tunteja ei oteta työaikalaskentaan työsuunnitelmista vaan todellisten tehtyjen tuntien kirjauksista. Siksi nämä ovat tunteja, jotka kokonaistyöaikaa noudattavien on kohdennettava päiväkohtaisesti Sole Tm:ään. Katso jäljempänä Täydentävän rahoituksen hankkeessa työskentelevä

Vain oleelliset muutokset työsuunnitelmissa kirjataan

Työsuunnitelmiin ei tehdä lukuvuoden aikana muutoksia, kun työsuunnitelma on vahvistettu. Vahvistettujen työsuunnitelmien tiedot siirtyvät ns. vastuualueprojektille ja mahdolliset oleelliset muutokset tehdään Sole Tm -järjestelmässä näiden vastuualueprojektien tehtäville.

Ohjeet almassa (vaati kirjautumisen):

• Ohje työsuunnitelmien kirjaamiseen.doc
• Pikaohje (1 sivu)

Täydentävän rahoituksen hankkeessa työskentelevä

Työajan kohdentaminen otetaan huomioon alusta pitäen

Hanketta budjetoitaessa otetaan huomioon se, että täydentävän rahoituksen projekteille kohdennettu työaika voidaan kirjata projekteittain ja tehtävittäin tarkoituksenmukaisesti SoleTm:ään.

Projektin tiedot siirtyvät Sole TM:ään

Projektin budjettia tarkistetaan rahoituspäätöksen mukaisesti. Kun projekteissa työskentelevän työsuhde kirjataan palkkatietoihin, työntekijä liittyy Sole Tm:ssä niihin projekteihin, joille tämä kohdentaa työaikaansa. Tieto siirtyy Sole Tm:ään arviolta noin kahden viikon kuluessa. Myös projektin johtajan tiedot siirtyvät Sole Tm:ään. Jos tiedot eivät ole siirtyneet, otetaan yhteyttä kvestuuriin (Pia Leisio-Lilja p. 22268, Sami Pajukangas p. 23081)

Työaika kohdennetaan "suunnitelmana" projektin keston ajaksi

Kun työntekijän tiedot ovat siirtyneet Sole Tm:ään, työntekijä kirjaa suunnitelman mukaisesti projektille kohdennettavat työtunnit projektille ja tehtäville. Täydentävän rahoituksen projektin koodi alkaa numerolla. Niille kohdistuva työ kohdennetaan päiväkohtaisesti eriteltynä. "Suunnitelma" kirjataan koko projektin keston tai muutoin sovituksi ajaksi (suositus aikavälikirjauksella).

• Aikavälikirjaus = kun työn sisältö on (projekti, vastuualue ja työmäärä/pv) yhdellä ajanjaksolla sama. Tällöin kopioidaan kerran annettu tieto ajanjakson kaikille (arki-) päiville.
• Viikoittainen = kun työn sisältö (projekti, vastuualue ja työmäärä/pv) vaihtelevat päiväkohtaisesti tai päivän sisällä (tämä mahdollistaa päivän jakautumisen eri tehtäviin.

Muu työ, joka ei kohdistu täydentävään rahoitukseen

Kaikki käyttäjät on liitetty oman yksikkönsä vastuualueprojektiin, jonka koodi on muotoa V_ +vakoodi. Tälle projektille kohdennetaan hallinto- ja tukitoimintojen tehtävät, poissaolot, toisin sanoen sellainen työ, joka ei kohdistu täydentävään rahoitukseen. Nämä voidaan kohdentaa kaikille viikon päiville tai yhdelle päivälle viikossa tai kuukaudessa.

Lomat

Lomat suunnitellaan myös, sillä jälkeenpäin lomapäivien korjaaminen on hankalampaa. Lomat kohdennetaan yksikön vastuualueprojektille työntekijän lomaoikeuden mukaan esim. aikavälikirjauksella sovitusti heinäkuulle. Näin voi tehdä, sillä kyse ei ole työajan seurannasta, vaan kustannusten kohdentamisesta projekteille.

Kokonaistyöaikaa noudattava opetushenkilöstö

Myös opetushenkilöstö kohdentaa täydentävän rahoituksen projekteille tekemänsä työtuntinsa Sole Tm:ään. Opettajat eivät kuitenkaan kirjaa Sole Tm:ään lomia eikä sairaspoissaoloja.

Todelliset tunnit kirjataan

Työntekijä korjaa tarvittaessa tiedot projektille tehtyjen todellisten eli tehollisten tuntien mukaan. Teholliseksi työajaksi ei lueta palkallisia poissaoloja (kuten loma, sairausloma, koulutus, kuntoutus ym.) Korjaukset tehdään Viikoittaisen tai Päivittäisen näkymän kautta sillä aikavälikirjauksella näitä ei voi korjata.

Ohjeet almassa (vaati kirjautumisen):

• Käyttäjän ohje Almassa (17 sivua)
• Pikaohje SoleTm - ohje työajan kohdentamiseen
• Pikaohje aikavälikirjauksesta

Hallinto- ja tukitoimien henkilöstö ja edellisiin kuulumattomat muut ulkopuolisen rahoituksen työntekijät

Työaika voidaan kohdentaa kerran kuussa kokonaissummana

Hallinto- ja tukitoimintojen henkilöstö kohdentaa työaikansa vastuualueprojektille ja hallinto- ja tukitoimintojen tehtäville. Työaika voidaan kohdentaa kerran kuussa kokonaissummana eli kuukauden tunnit voi kirjata yhdelle päivälle vastuualueprojektille ilman päiväkohtaista erittelyä. Myös muun kuin täydentävän rahoituksen tutkimusprojekteille kohdistuvan työajan kohdentaminen on tärkeää, koska työajan jakautumisen perusteella lasketaan yleiskustannus- ja henkilösivukulukertoimet. Hallinto- ja tukitoimien kustannukset laskutetaan rahoittajilta yleiskustannuskertoimella.

Ohje

1. Klikkaa Työajan kohdentaminen - kohdasta Päivittäinen
2. Valitse sivun yläreunasta "Uusi" ja klikkaa sitä
3. Valitse Projekti* ja Projektin vastuualue* ja Projektin tehtävä*
4. Laita Päivämäärä -kohtaan työajan kohdentamista koskevan kuukauden viimeinen päivä (esim. syyskuun osalta 30.09.2009). Kellon aikaa ei tarvitse merkitä.
5. Laita Työmäärä-kohtaan kuukauden toteutunut kokonaistuntimäärä (esim. 156h)
6. Teksti-kohtaan ei tarvitse laittaa mitään
7. Tila-kohtaan voit jättää oletusarvon Tehty
8. Työnumero / ID / viite - kohdan voit jättää tyhjäksi
9. Paina lopuksi Tallenna

Huom! Jos samalle päivälle ja tehtävälle liitetään useita Luokitus- tai muun tarkenteen arvoja, kirjaukset on tehtävä päivittäisen näkymän kautta. Viikottaisella näkymällä näkyy silloin tehtyjen kirjausten yhteissumma, mutta niitä ei pääse siellä muuttamaan. Päivälle kirjataan todellinen tehty työaika ilman ruokatuntia. Normaali työpäivän pituus virastotyötä tekevällä on 7,25 (= 7 h 15 min).

Täydentävän rahoituksen projektit

Täydentävän rahoituksen projekteille kirjataan vain, jos työ on huomioitu projektin budjetissa. Katso ohje Täydentävän rahoituksen hankkeessa työskentelevä.

Tehollinen työaika

Todelliset tunnit kirjataan

Työaika kirjataan tehtyjen todellisten tuntien mukaan. Normaali työpäivän pituus virastotyötä tekevällä on 7,25 (= 7 h 15 min). Työaika syötetään tunteina, enintään neljännestunnin tarkkuudella:

• 15 minuuttia: syötä 0,25
• 30 minuuttia: syötä 0,5
• 45 minuuttia: syötä 0,75

Palkalliset ja palkattomat poissaolot

Teholliseksi työajaksi ei lueta palkallisia poissaoloja, vaikka ne aiheuttavat kustannuksia. Palkalliset poissaolot kirjataan ns. vastuualueprojektille normaalin työajan mukaisesti järjestelmään. Palkallisia poissaoloja ovat seuraavat mm. loma, sairausloma, koulutus, kuntoutus. Palkatonta poissaoloa ei kirjata järjestelmään. Palkatonta poissaoloa ovat mm. isyysloma (Kela korvaa, ei HY), virkavapaudet jne.

Matka-ajan kirjaaminen

Työajaksi kirjataan matkustuspäiviltä 7 tuntia 15 min (Sole Tm 7,25), vaikka matkustuspäivänä matka-aika ja normaaliksi työajaksi luettava työaika ylittävät 7 tuntia ja 15 minuuttia. Päiviltä, jolloin ollaan matkakohteessa, työaika kirjataan lähtökohtaisesti todellisten tehtyjen tuntien mukaan.

Syötettyjen tietojen muokkaaminen

Kirjaustavasta riippumatta, syötettyjä tietoja pääsee muuttamaan vain päiväkohtaisesti, yksitellen.

Ohje

1. Klikkaa esim. Päivittäinen
2. Klikkaa sivun yläreunasta Hae kaikki, jolloin saat esille kaikki tekemäsi kirjaukset.
3. Klikkaa muokattavan / poistettavan tiedon kohdalta nuolta. Saat näkyviin sen kirjauksen tiedot.
4. Jos haluat muokata kohtaa, tee muutokset ja paina Tallenna.
5. Jos haluat poistaa kyseisen kirjauksen, niin paina Poista (varmista poisto painamalla Kyllä).
6. Jos haluat muokata / poistaa useampia päiviä, toista kohdat 3-4 tai 3/5.

Syötettyjen tietojen tarkistaminen/raportti

Voit tarkistaa kirjaamasi tiedot luomalla niistä raportin. Samalla toiminnolla saat myös tulostettavan raportin kohdentamastasi työajasta.

1. Klikkaa Raportit / eräajot- kohdasta Käynnistys.
2. Klikkaa Henkilön tuntikertymät nuolta rivin vasemmassa reunassa.
3. Valitse Seuranta aika*-kohtaan kyseinen kuukausi riippuvalikosta (esim. 2009/12) tai vaihtoehtoisesti voit hakea lyhyemmän ajanjakson tiedot (esim. 01.09.2009–30.09.2009).
4. Projekti-kohtaan voit jättää oletusarvon Ei valittu.
5. Sisällytä koonti työnumeroittain –kohtaan voit jättää oletusarvon Kyllä.
6. Sisällytä koonti tehtäväluokittain –kohtaan voit jättää oletusarvon Kyllä.
7. Hyväksyjä – kohdan voit jättää tyhjäksi
8. Klikkaa Käynnistä. Raporttia pääset tarkastelemaan klikkaamalla Raportit / eräajot- kohdasta Valmiit.
9. Kun raportti on valmis (Tila-kohdassa lukee valmis), klikkaa Henkilön tuntikertymät, jolloin kyseinen raportti avautuu PDF-tiedostoksi. Näin pääset tarkistamaan kirjaamasi tiedot tai tulostamaan halutessasi paperiversion.

Aikataulut: työsuunnitelmien ja työaikojen vahvistaminen ja tarkastaminen

Työntekijän kuittaus

Työntekijä kuittaa suunnitelmansa toteutuneeksi kuukausittain seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä.

Esimiehen vahvistaminen

Esimies, oppiaineissa oppiainevastaava ja projekteissa projektin vastuullinen johtaja vahvistaa työajat. Kirjaukset voidaan vahvistaa projekteittain, henkilöittäin tai kirjauksittain. Vahvistaminen tehdään seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä.

Työajan vahvistamisen ohje almassa (vaati kirjautumisen):

SoleTM työajan vahvistajan ohje, pdf (1 sivu)

Vastuualue- ja projektivastaava

Vastuualueen vastaavan näkymä ei poikkea paljoa projektivastaavan näkymästä. Myös tuntien tarkastelu ja vahvistaminen tapahtuvat samoin. Vastuualueen vastaavan tehtävänä on vahvistaa hänen toimivaltaansa kuuluvalle vastuualueelle kirjatut tunnit. Näin ollen vastuualueen vastaava on myös vastuualueprojektin vastaava.

Vastuualuevastaava tarkastaa, että projektien työtuntien vahvistamiset on tehty kuukausittain seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. (henkilöt määritellään yksikkökohtaisesti) vastaa vastuualueen projektitietojen ylläpidosta, on yhteyshenkilö pääkäyttäjiin kvestuurissa ja tarkastaa, että täydentävän rahoituksen projektien työtuntien vahvistamiset on tehty kuukausittain seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä ja vastuualueprojektien vahvistamiset kevätlukukauden osalta viimeistään elokuun loppuun mennessä sekä syyslukukauden osalta tammikuun 15. päivään mennessä.

Projektien hallinta

Projektien hallintaa varten projektista vastaavalle henkilölle tai projektin sihteerille ilmestyy vasemman reunan valikkoon kohta "Hallinta". Tämän valikon sisältämistä kohdista ainoastaan kohta "Projektit" sisältää projektin vastaavan ja sihteerin muokattavissa olevaa tietoa. Klikkaamalla kohtaa "Projektit", aukeaa ikkuna, jossa käyttäjälle esitetään ainoastaan ne projektit, joihin hän voi vaikuttaa. Näkymänä Projektit: Taulukkonäkymä.

Ohjeet almassa (vaati kirjautumisen):

• Vastuualuevastaavan ohje, pdf (21 sivua)

Työaikaraportit

Vahvistamisen ja tarkastamisen tukena ovat Sole TM:ssä seuraavat raportit. Raportille voidaan valita yhden tai useamman projektin tiedot valitulta ajanjaksolta. Raportti voidaan ajaa henkilöittäin, tehtävittäin, tarkenteittain (työnumeroittain) ja siihen voidaan sisällyttää päiväerittely.

• Raportin luominen aloitetaan valitsemalla SoleTM:n vasemman reunan valikosta "Raportit/Eräajot"-valinnan alta "Käynnistys".
• Valmiit raportit löytyvät valikosta "Raportit/Eräajot"-valinnan alta "Valmiit".
Henkilön tuntikertymät
Henkilön eri projekteille kohdentamat työajat valitulta ajanjaksolta. Tarvittaessa raporttiin voidaan lisäksi sisällyttää projektin tehtävät. Raporttia voidaan käyttää esimerkiksi täydentävän rahoituksen projekteissa, joissa tarvitaan projektin vastuullisen johtajan allekirjoitus työaikaraportteihin. Raportit/Eräajot > Käynnistys ja taulukkonäkymästä valitaan Henkilön tuntikertymät.
Kokonaistyöaikasuunnitelma
Kokonaistyöaikaa noudattavat henkilöt voivat ottaa raportin valitulta ajanjaksolta. Raporttiin voidaan sisällyttää tarvittaessa kaikki työsuunnitelman tehtävät sekä useampia henkilöitä. Raportissa on valmiina paikka allekirjoitukselle työsuunnitelmien hyväksymiseksi. Raportit/Eräajot > Käynnistys ja taulukkonäkymästä valitaan Kokonaistyöaikasuunnitelma.
Kokonaistyöaikasuunnitelmien tilanne
Raportti käytössä on vastuualuevastaavalla/vastuualueprojektin hyväksyjällä ja siinä näkyy vastuualueen työsuunnitelmien tilanne valitulla ajanjaksolla. Raportti tulostaa opetushenkilöstöön kuuluvien henkilöiden työsuunnitelmien tiedot valitulla rajauksella tai koko vastuualueen työsuunnitelmien tilanteen. Raportit/Eräajot > Käynnistys ja taulukkonäkymästä valitaan Kokonaistyöaikasuunnitelmien tilanne .
Projektin tuntikertymät
Projektin vastuullisen johtajan ja projektin taloudesta vastaavan henkilön käytössä projektille kohdennetuista työajoista. Raportti näyttää työajat henkilöittäin ja tehtävittäin valitulta ajanjaksolta. Raportit/Eräajot > Käynnistys ja taulukkonäkymästä valitaan Projektin tuntikertymät.
Projektin tuntisummat
Taulukkonäkymästä valitun projektin tuntien tarkastelu kaikkien projektin jäsenten osalta tapahtuu muokkausnäkymän ("Projektit: Muokkaus") kautta klikkaamalla painiketta "Projektin tuntisummat" . Painiketta klikattaessa järjestelmä hakee aluksi kaikki projektille tehdyt työtunnit henkilöittäin, koko projektin kestoajalta. Voit halutessasi rajata aikaväliä.
Vastuualueen tuntikertymät
Lista henkilöistä, jotka ovat kohdentaneet työaikaansa (listattu vastuualueittain). Raportit/Eräajot > Käynnistys ja taulukkonäkymästä valitaan Vastuualueen tuntikertymät. (Huom! Tässä ei harmillisesti näy niitä työntekijöitä, jotka eivät ole valitulla aikavälillä kohdentaneet työaikaansa. Toivottua raporttia ei toistaiseksi ole luvattu).
Summat > Kuukausisummat (tämä ei löydy Raportit/Eräajot-valinnasta vaan Summat-valinnasta)
Tämän raportin saa rajattua vastuualueittain. Raporttia voi lajitella klikkaamalla haluttua sarakeotsikkoa. Tästä raportista ilmenee ne työntekijät, jotka ovat joskus kirjanneet tyoaikansa Sole Tm:ään mutta ei esim. edellisen raportin aikavälikirjauksen aikana.

Usein kysyttyä

K: Kenen on tarkoitus kirjata työaikaansa SoleTm-järjestelmässä?
V: Koko yliopiston henkilökunta kirjaa työaikaansa SoleTm-järjestelmässä.

Poikkeukset: Palkkion tai apurahan saajat (kun nämä eivät ole palvelussuhteessa). Myös sivutoiminen tunti- ja dosenttiopetus on työajan kohdentamisen ulkopuolella. Niiden osalta noudatetaan nykyisiä menettelytapoja. Myös sellaisissa tapauksissa, joissa työajan kohdentaminen Sole TM -järjestelmään ei ole mahdollista tai järkevää, voidaan palkka kirjata maksuvaiheessa suoraan muulle kuin yleis-WBS:lle, esim.

• jos työsuhde on lyhyempi kuin yksi kuukausi, voidaan palkka maksaa suoraan WBS:ltä
• jos ulkomailla työskentelevä ei pääse kirjautumaan Sole TM -järjestelmään
• akatemiaprofessoreiden ja varttuneiden tutkijoiden palkka viedään jo maksuvaiheessa oikealle Akatemian WBS:lle. Heidän ei tarvitse kohdentaa työaikaansa = eivät käytä SoleTM-järjestelmää.

K: Täytyykö myös 1600 tunnin henkilöiden käyttää järjestelmää?
V: Kyllä. Mikäli nämä henkilöt eivät työskentele tutkimusprojekteissa, minimivaatimus on työajan kohdentaminen työsuunnitelman toteutuman mukaan kahdesti kalenterivuodessa 31.8. ja 12.1. mennessä.

K: Kirjaavatko työaikaansa, jotka eivät saa palkkaa HY:lta?
V: Eivät kirjaa.

K: Kirjaavatko osa-aikaiset ja määräaikaiset työntekijät työaikansa?
V: Kyllä. Myös osa-aikaeläkkeellä olevat henkilöt ovat normaalissa työ- tai virkasuhteessa yliopistoon ja kuuluvat palkkakustannusten kokonaislaskentaan kuten muutkin. Määräaikaiset työntekijät samoin. Esimerkiksi osa-aikaeläkkeellä oleva henkilö ei kirjaa eläkepäiviään poissaoloksi, vaan jättää nämä päivät kirjaamatta. Tutkimusprojekteissa on rahoituksen kannalta tärkeää kirjata projektille jokainen tehty työtunti, myös osa-aikaisten tekemät tunnit.

K: Onko mahdollista kirjata kuukauden tunnit yhdelle päivälle?
V: Tutkimusprojekteja tekevien osalta ei tähän useinkaan ole mahdollisuutta tähän. Jos henkilö ei osallistu ulkopuolisella rahoituksella toteutettaviin hankkeisiin, voi kalenterikuukauden tunnit kirjata kuukauden viimeiselle päivälle.

K: Miksi työaikaa kirjataan muille kuin tutkimusprojekteille?
V: Hallinnollisia kustannuksia voidaan rahoittajille laskea mukaan laskutettaviin kustannuksiin yleiskustannuskertoimien kautta (kokonaiskustannusmalli). Tämä kuitenkin on mahdollista ainoastaan jos yliopisto pystyy osoittamaan tukitoimiin ja hallinnolliseen työhön kuluvat palkkakustannukset luotettavasti. Kun koko yliopisto kirjaa työaikansa SoleTm -järjestelmässä, voidaan kustannuslaskennassa hyödyntää tuloksia perustelemaan yleiskustannuksia.

K: Onko SoleTm -järjestelmällä yhteys kellokortti-kirjauksiin, verrataanko niitä?
V: Ei.

K: Voiko SoleTm -järjestelmää käyttää HY:n ulkopuolella?
V: Kyllä voi.

K: Kenellä on oikeus nähdä henkilön työaikoja järjestelmässä?
V: Työajan kirjaaja näkee ainoastaan omat työaikansa ja saa tulostettua raportteja ainoastaan omista työajoistaan. Tehtävien mukaan on tietyillä henkilöillä kuitenkin mahdollisuus nähdä ja raportoida muidenkin henkilöiden tunteja. Projektinjohtajat näkevät oman projektinsa kirjatut työajat. Raportointia tekevät projektisihteerit saavat tulostettua raportteja projektihenkilöiden työajoista. Työaikojen vahvistajat voivat nähdä ja raportoida työntekijöidensä tunnit.

K: Miksi tutkimusta tekevän tulee kirjata myös muut kuin projektin työajat?
V: Ulkoisella rahoituksella tehtävien tutkimusprojektien rahoittajat vaativat projektien kustannusraportoinnissa työajan kohdentamista paitsi kyseisellä projektilla, myös henkilön kokonaistyöajan osoittamista luotettavasti. Tällä rahoittajat kontrolloivat, että projektin työajat ovat todellisia eikä esimerkiksi kahta projektia laskuteta saman henkilön samoista tunneista.

K: Mitä tapahtuu, jos jättää kirjaamatta Sole Tm -järjestelmään täydentävän rahoituksen projektille tehdyn työaikansa?
V: Tällöin työaika kohdennetaan ns. vastuualueprojektille, eikä sitä voi takautuvasti korjata projektille.

K: Miten lomat kirjataan?
V: Lomien merkintäkohta löytyy ns. vastuualueprojektilta.

K: Miten Sole Tm:ään kirjataan saldovapaa?
V: Käytettäessä 7,25 tunnin vakiokirjausta saldoista johtuvaa poissaoloa ei kirjata SoleTm -järjestelmään ollenkaan vaan tunnit tasataan siten, että jokaiselle päivälle kohdistuu 7,25 tuntia. Sisään tehdyt tunnit voi kirjata sille päivälle, jolloin saldovapaa pidetään. Kirjattaessa todellisia työaikoja saldovapaapäivälle ei kirjata mitään.

K: Miten kirjataan tutkijakoulujen työtunnit?
V: Työaika kohdennetaan tutkijakoulun projektille.

K: Kirjaako stipendillä työskentelevä tuntinsa?
V: Stipendiaatit eivät kohdista tuntejaan SoleTm:ssa, koska stipendi ei ole palkkaa, eivätkä he ole työsuhteessa HY:lla.

Yhteenveto taulukkona

Rooli	Mille kohdennetaan? Kuinka tarkasti?	Millä näytöllä Sole Tm:ssä?	Milloin tehdään/ kuitataan?	Kuka vahvistaa ja milloin? Kuka tarkastaa?
Kokonaistyöaikaa noudattava opettaja
–   virkatyö	Työsuunnitelma tehdään lukukausittain (1600 t puitteissa) yhdessä virkailijan kanssa. Vahvistetut tiedot siirtyvät vastuualueprojektille	Suunnitelmat Vain oleelliset (!) muutokset kirjataan vastuualue-projektien tehtäville.	31.8. /12.1. mennessä.	Vastuualuevastaava vahvistaa ja tarkastaa 31.8./12.1. mennessä.
–   täydentävällä rahoituksella rahoitettava toiminta	Kirjataan työsuunnitelmaan Täydentävällä rahoituksella rahoitettava toiminta –tehtävälle ja   Sole Tm:ssä todellisina tunteina oikeille projektikoodeille päiväkohtaisesti eriteltynä	Todelliset tunnit kirjataan kuten alla. Aikavälikirjaus (suositus)   Poikkeus: lomia tai sairaspoissaoloja ei kirjata.	Kuten alla.	Kuten alla.
Täydentävän rahoituksen hankkeessa työskentelevä:	Täydentävän rahoituksen projekteille päiväkohtaisesti eriteltynä. ”Suunnitelma” kirjataan koko määräyksen ajalle esim. aikavälikirjauksena. Palkalliset poissaolot(esim. lomat) kirjataan kuitenkin aina vastuualueprojektille!	Aikavälikirjaus (suositus).   Päivittäinen (Jos samalla päivällä ja tehtävällä useita luokitus- tms arvoja).   Viikoittainen (sairauspoissaolot korjataan tällä näytöllä).	Kuukausittain. Seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä.	Projektivastaava/vastuualuevastaava vahvistaa seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä.   Vastuualuevastaava tarkastaa vahvistamiset seuraavan kk:n 12. päivään mennessä.
Hallinto- ja tukitoimien henkilöstö ja edellisiin kuulumattomat muut ulkopuolisen rahoituksen työntekijät	Vastuualueprojektille ilman päiväkohtaista erittelyä   Täydentävän rahoituksen projekteille kirjataan vain, jos työ on huomioitu projektin budjetissa.  Katso ohjeet kuten yllä.	Viikoittainen (Kuukauden tunnit voi kirjata yhdelle päivälle.)   Vaihtoehtoisesti aikavälikirjaus.	Kuukausittain. Seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä.	Vastuualuevastaava  vahvistaa/tarkastaa vahvistamiset seuraavan kk:n 12. päivään mennessä.